Ihre Verfahrensdokumentation made by dhmp

Komplettlösung für Ihre Verfahrensdokumentation
Von der Pflicht zur Kür.

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Wer eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie verfolgt, sollte sich immer auch mit der Verfahrensdokumentation beschäftigen. Wir haben uns auf die Ausarbeitung von Verfahrensdokumentationen spezialisiert, die von den Finanzbehörden akzeptiert werden. Egal, ob Sie Belege ablegen, nach einem sicheren Verfahren zur Belegvernichtung suchen oder Ihre Kassensysteme und die TAX-Compliance sicher und modern gestalten wollen: Wir haben genau die passenden Konzepte für Ihre Verfahrensdokumentation!

Gemäß der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektrischer Form, sowie zum Datenzugriff – GoBD – wird die Verfahrensdokumentation folgendermaßen beschrieben:

„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

Das Ziel der Verfahrensdokumentation besteht darin, sicherzustellen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und des GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten sowie Belegen erfüllt werden, wenn digitale Dokumente verarbeitet werden.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD kann als ein offenes und verständliches Handbuch für Ihr Unternehmen angesehen werden. Die Finanzbehörde fordert sie vor einer Betriebsprüfung an. Dies ermöglicht eine effektive Prüfung der digitalen Steuerunterlagen.

Je besser Sie hierauf vorbereitet sind, desto einfa-cher, schneller und vorallem risikoärmer verläuft eine mögliche Betriebsprüfung.

Unsere Kanzlei bietet Ihnen, zur Erstellung und Aktualisierung, Ihrer ganz individuellen Verfahrensdokumentationen komfortable Umsetzungs- und Beratungspakete an. Mit uns sind Sie optimal für diese gesetzliche Erfordernis vorbereitet.

Was beinhaltet eine
Verfahrensdokumentation?

Hier werden zum Beispiel alle rechtliche Rahmenbedingungen, Angaben zum Unternehmen, Archivierungsvorgehen, der Ort der Datenhaltung, mögliches Outsourcing festgehalten.

Überblick im Unternehmen vorkommenden steuerrelevanten Prozesse. Häufig wird hier auch mit Visualisierungen im Rahmen von Prozessdiagrammen gearbeitet.

Hinterlegen von Organisationsanweisungen zu den einzelnen Geschäftsprozessen, Bereitstellen von Handbücher und Schulungsunterlagen sowie die Beschreibung unternehmensspezifischen Anpassungen. Auch werden die vorzunehmenden Kontrollen der Anwender beschrieben.

In diesem Bereich werden alle Schnittstellen und Datenflüsse beschrieben. Wichtig dabei ist die Sicherstellung der Unveränderbarkeit, die Auflistung und Beschreibung der Protokolle und alle Datensicherungsmaßnahmen mit Notfallszenarien.

Übersicht aller eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten, mögliche technische bzw. funktional umgesetzte Anpassungen, Berechtigungskonzepte und Benutzerverwaltung, IT-Anwendungen und Schnittstellen, Dokumenten- und Mailarchivierung, Datenzugriff durch den Betriebsprüfer, Email-Nutzung und Archivierung.

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) besteht aus systematisch gestalteten technischen und organisatorischen Regeln des methodischen Steuerns von Kontrollen im Unternehmen zum Einhalten von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden, die durch das eigene Personal oder böswillige Dritte verursacht werden können. Die Maßnahmen können sowohl prozessunabhängig als retrospektive Kontrollen, beispielsweise durch die internen Revisionen als auch prozessabhängig als präventive Regeln durchgeführt werden.

Mehrwerte einer Verfahrensdokumentation

Aktualität

Jederzeit einen aktuellen umfangreichen Einblick in alle GoBD relevanten Prozesse im Unternehmen.

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Sicherheit

Erkennen und Heilen von Risiken und Fehlerquellen im Unternehmen. Minimieren jeglicher Risiken rund um Ihr Compliance und Datensicherheit.

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Kontrolle

Kontrollsystem zur Vermeidung von Vorsatz oder Leichtfertigkeit.

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Prüfbarkeit

Optimale Vorbereitung auf jeden Prüfvorgang. Sei es Intern aber auch im Rahmen einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung.

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Kosteneffizienz

Optimierung der Unternehmensprozesse, IT-Strukturen und des internen Wissensmanagements.

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Transparenz

Transparenz der internen Verfahren, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.

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Smartvd Stock Besprechung

Was Sie von uns erwarten können!

Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation
Rechtssichere Umsetzung gemäß AO, GoBD
Zielgerichtete Workshops und Prozessdokumentation
Beratung durch unsere Experten jederzeit verfügbar
Erfahrung im Umgang mit Finanzamt und Betriebsprüfern

Dhmp Smartvd Prozess

smartVD – Nutzerfreundlich und effizient

De Laptop&mobile Interface Smartvd

smartVD Lösung erhalten Sie ein IT-basiertes Bearbeitungstool über welches wir mit Ihnen gemeinsam die Erstellung und Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentationen optimal umsetzen können.

Wie unterstützen wir Sie?

Das smartVD Tool wird von uns für Sie individuell angelegt und alle uns bereits vorliegenden Daten und Informationen rund um Ihr Unternehmen erfasst. Sie erhalten einen eigen Zugang um jederzeit den Stand Ihrer Verfahrensdokumentation einzusehen aber auch mit uns gemeinsam Fragestellungen zu klären und relevanten Dokumenten und Unterlagen hochzuladen.

Ihre Vorteile

smartVD ist Ihre Rund-um-Sorglos Lösung zu günstigen Paketpreisen. Durch die Lösung sind Sie jederzeit in der Lage, nach der Ersterstellung Ihrer Verfahrensdokumentation, diese regelmäßig mit uns gemeinsam zu erweitern, jederzeit anzupassen und immer auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Dhmp Steuerbescheid 2

smartVD – die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen

Hier können Sie die Broschüre zu smartVD mit allen wichtigen Informationen als PDF herunterladen. Gerne können Sie diese dann auch an andere Interessierte weiterleiten.

BROSCHÜRE smartVD

Und wann dürfen wir Sie beraten?
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Einmalige Paketpreise in EURO netto

Mindestlaufzeit 12 Monate. Jährliche Zahlweise.

Smartvd Preise

Der Leistungsumfang je Paket ist fest definiert. In komplexen Sachverhalten kann eine Paketerweiterung oder ein individuellen Angebot erforderlich sein. Dies wird im Rahmen des Erstgespräches abgeklärt.
* Weitere Unternehmen/Töchtergesellschaften etc. sind hier nicht berücksichtigt und müssen separat beauftragt werden.
** Fest kalkulierter Stundenaufwand budgetiert – Mehrstunden werden gemäß Vertrag zusätzlich abgerechnet.

Erweiterung je Standort einmalig EUR 450,-

Relevant bei Verfahrensdokumentation zur Kassenführung.
Weitere Untenehmen/Töchtergesellschaften etc. sind hier nicht berücksichtigt und müssen separat beauftragt werden.

+ smartVD Service-Fee mtl. EUR 39,-

Nach den ersten 12 Monaten, Jährliche Abrechnung im Voraus.

Nutzung Online-Tool smartVD (Support, Wartung und Hosting)
Regemäßige Update-Calls durch unsere Fachberater
Jährliche Aktualisierung der Verfahrensdokumentation
Ablage, Archivierung und Bereitstellung im Rahmen einer
Betriebsführung oder Kassenschau

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Zögern Sie nicht und nutzen Sie unser Angebot zur kostenlosen Erstberatung.

Unsere Ansprechpartner stehen
Ihnen gerne zur Verfügung

Georgina Soor

Consultant Organisations- und Prozessberatung

Standort: Karlsruhe

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Bernd Wettstein

Certified Information Systems Auditor (CISA), IT-Auditor (IDW)

Standort: Pforzheim

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Raimund Martl

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